Behörden Empfangsbestätigung Vordruck

Bei allen Behörden-Gängen: Immer eine Empfangsbestätigung ausfüllen lassenDa in den Ämtern und Behörden, egal welchen Bereiches, öfters Unterlagen „verloren“ gehen und der Einsender somit der Bürger immer zur Rechenschaft gezogen wird, ist es wichtig eine Empfangsbestätigung sich ausstellen zu lassen, da der Bürger immer haftbar gemacht wird. Das heißt bei jeder Abgabe der Unterlagen oder Dokumente sollten man sich eine Eingangsbestätigung gleich selbst mitbringen und auf der Rückseite die eingereichten Unterlagen aufzeichnen lassen. Einen kostenlosen Vordruck finden Sie im Anhang!

Die Einreichung der Unterlagen sollten immer mit Unterschrift, Stempel und Datum bestätigt werden. Sollte der Mitarbeiter eine Ansicht der Unterlagen wünschen, dann bitten Sie darum, dies in einem separaten Raum und nicht am Schalter zu tun. Das sollte immer in ihrem Beisein geschehen! Es braucht ja nicht Jeder zu sehen was Sie einreicht haben und welche Gespräche Sie mit dem Mitarbeiter führen. Der Datenschutz hat immer Vorrang, auch wenn einige Behördenmitarbeiter dies nicht beachten.

Bei Gerichtsprozessen und Nachforderungen von Unterlagen ist dieser Nachweis der Eingangsbestätigung sehr wichtig. Er gilt als Beweis. Sie können z.B. verzögerte oder verweigerte Zahlung so verhindern.

Sollte sich ein Behörden-Mitarbeiter jedoch weigern, sofort den Teamleiter in einem höflichen Ton rufen lassen oder den nächst übergeordnetem Leiter wünschen. Bei Verweigerung der Unterzeichnung der Eingangsbestätigung durch den Mitarbeiter signalisiert dieser eventuell eine gewisse Angst. Der Mitarbeiter, dem Sie die Unterlagen ausgehändigt und bestätigen lassen, haftet nun dafür. Hier finden Sie ein Muster in PDF Format zur freien Nutzung [24 KB] . (Luise Müller, Suhl)